Training Kalibrasi – Contoh Struktur Organisasi Laboratorium | Laboratorium kecil sering berada di posisi yang serba menantang. Di satu sisi, volume pekerjaan bisa tinggi, pelanggan menuntut cepat, dan sumber daya terbatas. Di sisi lain, saat mengejar ISO 17025, auditor akan melihat satu hal yang sering dianggap sepele tetapi dampaknya besar: struktur organisasi laboratorium yang jelas, realistis, dan benar-benar berjalan.
Banyak lab kecil sebenarnya sudah bekerja dengan baik, tetapi gagal terlihat rapi karena pembagian peran tidak tertulis, tugas saling tumpang tindih, atau keputusan teknis terlalu dipengaruhi urusan komersial.
Kabar baiknya, laboratorium kecil tetap bisa lolos ISO 17025 asalkan manajemen laboratorium mampu menunjukkan struktur yang audit-ready: ada pembagian fungsi, ada pengendalian risiko rangkap jabatan, dan ada bukti implementasi berupa dokumen dan rekaman.
Kenapa Struktur Organisasi Itu Krusial di ISO 17025?
ISO 17025 menuntut laboratorium memiliki organisasi yang mampu menjamin validitas hasil, ketidakberpihakan, dan konsistensi proses. Artinya, bukan sekadar bagan di dinding. Auditor akan memeriksa apakah organisasi laboratorium mendukung keputusan teknis dan mutu.
Masalah yang sering terjadi di laboratorium kecil
Beberapa pola yang sering muncul:
- Semua keputusan ada di satu orang, tanpa pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas.
- Staf laboratorium melakukan pekerjaan teknis sekaligus mengurus administrasi dan dokumen, sehingga kontrol mutu menjadi lemah.
- Tidak ada peran yang memegang pengawasan mutu secara konsisten.
- Dokumen prosedur ada, tetapi tidak ada penanggung jawab pengendalian dokumen dan revisi.
- Perawatan peralatan laboratorium dilakukan “kalau sempat”, bukan berdasarkan program terencana.
Yang dicari auditor: fungsi yang jelas, bukan jabatan yang mewah
Dalam lab kecil, satu orang boleh merangkap beberapa peran, tetapi harus ditetapkan batasannya. Auditor akan menilai apakah peran kunci tetap terlindungi, misalnya keputusan teknis tidak ditentukan oleh tekanan target omzet dan hasil tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Prinsip Audit-Ready untuk Lab Kecil
Sebelum masuk ke contoh, ada beberapa prinsip sederhana yang membuat struktur menjadi kuat.
Pisahkan jalur teknis dan jalur mutu (walau orangnya sama)
Dalam praktik pengelolaan lab, jalur teknis fokus pada metode, kompetensi, validitas hasil, dan pengendalian kondisi pengujian/kalibrasi. Jalur mutu fokus pada sistem: pengendalian dokumen, audit internal, tindakan perbaikan, dan konsistensi penerapan prosedur. Di lab kecil, dua jalur ini bisa dipegang orang yang sama, tetapi tetap dipisahkan dalam penetapan fungsi agar kontrolnya terlihat dan berjalan.
Pastikan ada pengendalian dokumen dan rekaman
ISO 17025 sangat sensitif terhadap konsistensi dokumen. Jika dokumen prosedur tidak terkendali, auditor akan sulit percaya proses berjalan stabil. Pengendalian dokumen tidak harus rumit, yang penting ada penomoran, revisi, distribusi, dan bukti personel memakai versi terbaru.
Tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas peralatan dan keamanan
Lab kecil sering tidak punya staf khusus, tetapi tetap harus ada penanggung jawab program peralatan laboratorium: jadwal pemeliharaan, pengecekan antara, status label, dan penanganan alat rusak. Selain itu, keamanan laboratorium juga perlu jelas: siapa yang mengatur APD, pelatihan keselamatan, inspeksi sederhana, dan penanganan insiden.
Baca juga: SOP Kerahasiaan ISO 17025 untuk Pengiriman Data Hasil Pengujian/Kalibrasi
Contoh Struktur Organisasi Laboratorium Audit-Ready untuk Tim Kecil
Berikut contoh struktur organisasi laboratorium untuk tim kecil (misalnya 4–7 orang). Struktur ini dibuat agar realistis, mudah diterapkan, dan kuat saat audit.
Contoh struktur (bagan ringkas)
Struktur inti
- Top Manajemen / Direktur
- memberi dukungan sumber daya dan kebijakan
- Kepala Laboratorium
- memimpin operasional dan memastikan sistem berjalan
- Koordinator Teknis (Manajer Teknis)
- memastikan validitas teknis hasil dan kompetensi
- Koordinator Mutu (Manajer Mutu)
- memastikan sistem manajemen, audit internal, dan pengendalian dokumen
- Staf Laboratorium / Laboran / Teknisi
- menjalankan kegiatan teknis sesuai metode dan instruksi kerja
- Admin Lab (opsional, bisa dirangkap)
- administrasi order, komunikasi pelanggan, dan arsip
Struktur di atas sudah memenuhi esensi audit-ready karena ada pemisahan fungsi teknis dan mutu, meskipun di lab kecil beberapa jabatan bisa dirangkap.
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab yang Paling Sering Ditanya Auditor
Di audit, pertanyaan yang sering muncul bukan hanya ada bagannya? tetapi siapa melakukan apa, dan buktinya apa?. Bagian ini sebaiknya ditulis dalam uraian jabatan.
Kepala Laboratorium: pemilik kendali operasional
Kepala laboratorium biasanya menjadi pusat koordinasi. Perannya meliputi:
- memastikan proses berjalan sesuai sistem dan target layanan
- menetapkan pembagian kerja staf laboratorium
- menyetujui pelatihan dan evaluasi kompetensi
- memastikan program pemeliharaan, lingkungan kerja, dan kebutuhan sumber daya terpenuhi
- memastikan tindak lanjut bila ada pekerjaan yang tidak sesuai
Koordinator Teknis: menjaga validitas hasil
Koordinator teknis bertanggung jawab pada:
- pemilihan dan penerapan metode serta instruksi kerja
- pengecekan kelayakan peralatan laboratorium (status kalibrasi, verifikasi, dan perawatan)
- evaluasi data, review teknis, dan konsistensi hasil
- pelaksanaan uji kompetensi internal dan pembinaan teknis
Koordinator Mutu: memastikan sistem manajemen hidup
Koordinator mutu bertanggung jawab pada:
- mengelola dokumen prosedur, form, dan rekaman (revisi, distribusi, arsip)
- menjalankan audit internal dan pemantauan penerapan prosedur
- mengelola ketidaksesuaian, tindakan perbaikan, dan pencegahan berulang
- mengawal pengawasan mutu harian, misalnya kontrol catatan, logsheet, dan checklist
Tugas laboran dan staf teknis: eksekusi yang terkendali
Pada lab kecil, tugas laboran dan staf teknis biasanya mencakup:
- melakukan pengujian/kalibrasi sesuai prosedur dan instruksi kerja
- mengisi catatan teknis dan memastikan keterlacakan rekaman
- melakukan pengecekan awal kondisi alat dan lingkungan
- melaporkan kejanggalan hasil atau kondisi alat kepada koordinator teknis
- menjaga kerapian area kerja dan menjalankan keamanan laboratorium (APD, housekeeping, dan aturan bahan/alat)
Cara Mengakali Rangkap Jabatan Agar Tetap Aman Saat Audit
Rangkap jabatan boleh, tetapi harus dikendalikan. Contohnya:
- Jika Koordinator Mutu merangkap pelaksana teknis, pastikan audit internal dilakukan oleh orang lain atau lintas bidang, sehingga tidak mengaudit pekerjaannya sendiri.
- Jika Kepala Lab merangkap Koordinator Teknis, tetap buat mekanisme review data oleh pihak lain (misalnya peer review teknisi senior) untuk mengurangi bias.
- Tetapkan keputusan teknis tidak boleh dipaksa oleh kebutuhan komersial. Ini bisa ditunjukkan lewat prosedur review permintaan, penanganan pekerjaan tidak sesuai, dan notulen rapat.
Dokumen Pendukung yang Membuat Struktur Terlihat Nyata
Agar struktur organisasi laboratorium bukan sekadar gambar, siapkan dokumen yang menguatkan:
- bagan organisasi laboratorium dan uraian jabatan (jobdesc)
- matriks kompetensi dan catatan pelatihan
- daftar induk dokumen dan riwayat revisi dokumen prosedur
- program pemeliharaan dan status peralatan laboratorium
- checklist keamanan laboratorium, inspeksi sederhana, dan catatan APD
- rekaman audit internal dan tindak lanjut perbaikan
Dokumen ini tidak harus tebal. Yang penting konsisten, lengkap seperlunya, dan mudah ditelusuri saat audit.
Lab Kecil Bisa Lolos, Asal Struktur Jelas dan Dijalankan
Kunci lab kecil yang audit-ready bukan pada banyaknya orang, melainkan pada ketegasan fungsi. Saat manajemen laboratorium menetapkan tugas dan tanggung jawab secara jelas, menghidupkan pengawasan mutu, mengendalikan dokumen prosedur, serta menjaga peralatan laboratorium dan keamanan laboratorium, auditor akan melihat laboratorium bekerja secara sistematis.
Dengan begitu, contoh struktur organisasi laboratorium yang sederhana pun bisa menjadi kuat karena didukung bukti implementasi, bukan sekadar tampilan.
Kalau lab kamu timnya kecil tapi ingin lolos asesmen ISO/IEC 17025, kami siap mendampingi. SPIN Calibration Laboratory juga berangkat dari tim kecil dan sudah terbukti lolos asesmen. Kami membuka Jasa Konsultan ISO dan telah membantu banyak laboratorium sampai lolos. Hubungi Kami untuk bimbingan yang praktis, rapi, dan sesuai kondisi lab kamu.
