Konsultan Manajemen – Kerahasiaan ISO 17025 | Pengiriman data hasil pengujian dan kalibrasi sering terlihat sepele: tinggal kirim email, unggah ke cloud, atau bagikan tautan. Namun di laboratorium yang menerapkan ISO 17025, proses kirim data adalah titik rawan yang paling sering memicu masalah, mulai dari salah alamat, akses file terbuka, versi laporan tertukar, sampai kebocoran informasi pelanggan.
Karena itu, laboratorium perlu dokumen SOP yang jelas untuk memastikan kerahasiaan data, menjaga keamanan informasi, dan melindungi integritas data dari awal sampai diterima pihak yang berwenang.
Artikel ini menyajikan panduan SOP yang bisa Anda adaptasi untuk kebutuhan laboratorium agar pengiriman data hasil pengujian/kalibrasi lebih aman, tertib, dan konsisten.
Mengapa SOP pengiriman data penting dalam ISO 17025?
Dalam praktik operasional, data hasil pengujian dan kalibrasi bukan sekadar angka. Data tersebut mencerminkan keputusan teknis, reputasi laboratorium, dan kepentingan pelanggan. Ketika data terkirim ke pihak yang tidak berhak, dampaknya bisa luas: pelanggaran kerahasiaan, komplain pelanggan, sampai risiko hukum.
SOP membantu laboratorium:
- Menetapkan prosedur pengamanan yang seragam untuk semua kanal pengiriman data
- Memastikan alur persetujuan sebelum data keluar
- Mendukung penjaminan kualitas melalui kontrol versi, pemeriksaan akhir, dan pelacakan distribusi
- Menguatkan manajemen risiko untuk mengurangi peluang salah kirim atau kebocoran
- Menjaga kepatuhan internal yang selaras dengan standar internasional dan kebutuhan kepatuhan regulasi
Ruang lingkup SOP: data apa saja yang diatur?
SOP ini berlaku untuk semua informasi yang dikirim keluar laboratorium, misalnya:
- Laporan hasil pengujian dan sertifikat kalibrasi (final maupun draft yang diizinkan)
- Lampiran data mentah, lembar kerja, tabel hasil, dan ringkasan perhitungan
- Data pendukung seperti foto, grafik, rekaman alat, log instrumen, atau file keluaran perangkat
- Informasi pelanggan terkait identitas, spesifikasi item, jadwal, atau catatan teknis yang melekat pada hasil
Peran dan tanggung jawab dalam proses pengiriman
Agar tidak terjadi tumpang tindih, SOP sebaiknya menetapkan peran berikut.
Penanggung jawab teknis
- Memastikan hasil telah melalui peninjauan teknis sesuai prosedur laboratorium
- Memastikan tidak ada data yang keliru, tertukar, atau belum lengkap
Admin dokumen atau petugas penerbitan
- Menangani format file, penamaan, kontrol versi, dan kanal pengiriman
- Menjaga pengendalian dokumen agar yang dikirim adalah versi yang benar
Manajer mutu atau personel yang ditunjuk
- Menetapkan aturan keamanan, klasifikasi kerahasiaan, dan mekanisme eskalasi insiden
- Memastikan SOP berjalan dan dievaluasi sebagai bagian dari penjaminan kualitas
Prinsip umum prosedur pengamanan sebelum data dikirim
Sebelum masuk ke langkah teknis, SOP perlu memuat prinsip dasar berikut:
- Data hanya dikirim ke penerima yang berwenang dan terverifikasi.
- Data yang dikirim harus versi final yang sudah disetujui, kecuali ada izin tertulis untuk draft.
- Kanal pengiriman dipilih berdasarkan tingkat sensitivitas data dan risiko akses.
- Setiap pengiriman harus dapat dilacak: kapan dikirim, oleh siapa, kepada siapa, dan apa yang dikirim.
- Bila terjadi keraguan, proses ditahan sementara sampai verifikasi selesai.
Langkah SOP pengiriman data hasil pengujian atau kalibrasi
Berikut alur SOP yang bisa Anda gunakan sebagai kerangka operasional.
1) Verifikasi kelayakan hasil dan validasi data
Sebelum data keluar, pastikan:
- Hasil pengujian/kalibrasi sudah selesai, konsisten, dan memenuhi kriteria penerimaan internal
- Perhitungan telah diperiksa, termasuk satuan, identitas sampel/alat, dan parameter
- Dilakukan validasi data sesuai kebutuhan, misalnya pemeriksaan logis, pengecekan penyalinan, dan konsistensi dengan catatan teknis
Tujuannya bukan sekadar menghindari salah angka, tetapi memastikan integritas data tetap terjaga saat berpindah kanal.
2) Klasifikasi kerahasiaan dan penentuan kanal pengiriman
Tetapkan kategori minimal:
- Rahasia: data sensitif, kontrak, data pelanggan, atau hasil yang berdampak tinggi
- Terbatas: hanya untuk pihak tertentu sesuai kontrak
- Internal: tidak boleh keluar tanpa persetujuan
Kemudian tentukan kanal pengiriman:
- Email resmi laboratorium (untuk data terbatas dengan kontrol tambahan)
- Portal pelanggan atau sistem terkelola (lebih baik untuk data rahasia)
- Tautan cloud dengan akses terbatas (wajib pengaturan akses yang ketat)
Inti langkah ini adalah memilih metode yang mendukung keamanan informasi dan menurunkan risiko akses tidak sah.
3) Persiapan file: penamaan, format, dan kontrol versi
SOP perlu mensyaratkan:
- Penamaan file yang konsisten (misalnya: kode pelanggan_kode pekerjaan_jenis dokumen_tanggal_versi)
- Format file yang stabil (misalnya PDF untuk dokumen final)
- Pemeriksaan bahwa file yang akan dikirim adalah dokumen final, bukan versi lama
Pada tahap ini, pengendalian dokumen menjadi kunci. Kesalahan paling umum adalah “file benar tapi versi salah”.
4) Pemberlakuan kontrol keamanan sebelum pengiriman
Contoh kontrol yang bisa dimasukkan dalam SOP:
- Proteksi file dengan kata sandi untuk dokumen rahasia
- Pembatasan akses tautan (hanya akun tertentu, tidak publik)
- Pembatasan unduhan bila diperlukan untuk dokumen tertentu
- Batas waktu akses tautan (link kedaluwarsa)
- Larangan penggunaan akun pribadi atau perangkat tidak terkelola untuk pengiriman data resmi
Kontrol ini merupakan bagian dari prosedur pengamanan untuk meminimalkan kebocoran.
5) Verifikasi penerima dan otorisasi pengiriman
Sebelum menekan tombol “kirim”, lakukan verifikasi:
- Nama penerima sesuai kontrak atau permintaan resmi
- Alamat email/akun penerima benar (hindari auto-complete yang salah)
- Bila pengiriman pertama kali, lakukan konfirmasi identitas melalui kanal yang disetujui
Untuk data tertentu, SOP bisa mensyaratkan persetujuan tambahan dari penanggung jawab atau manajer mutu sebagai bagian dari manajemen risiko.
6) Pengiriman data dan pencatatan distribusi
Setiap pengiriman harus tercatat minimal:
- Tanggal dan waktu pengiriman
- Identitas pengirim
- Penerima (nama dan alamat)
- Jenis dokumen dan nomor dokumen
- Kanal pengiriman (email/portal/tautan)
- Catatan kontrol keamanan yang digunakan
Pencatatan ini mendukung penelusuran jika ada keluhan, audit, atau kebutuhan kepatuhan regulasi.
7) Konfirmasi penerimaan dan tindak lanjut
SOP sebaiknya mengatur:
- Permintaan konfirmasi penerimaan untuk dokumen penting
- Mekanisme pengiriman ulang jika gagal terkirim
- Aturan koreksi bila ada revisi dokumen (misalnya penerbitan versi baru dan penarikan versi lama melalui pemberitahuan resmi)
Tujuannya menjaga ketertiban dokumen dan memastikan pelanggan menggunakan hasil yang benar sebagai bagian dari penjaminan kualitas.
Penanganan insiden: salah kirim, akses terbuka, atau kebocoran
SOP wajib mencantumkan tindakan segera bila terjadi insiden:
- Hentikan akses (cabut tautan, ubah kata sandi, batasi sharing)
- Informasikan pihak internal yang berwenang (manajer mutu/penanggung jawab)
- Catat kejadian: apa yang terjadi, data apa, siapa penerima, dan kapan
- Lakukan analisis akar masalah dan perbaikan agar kejadian tidak berulang
Walau tidak diharapkan, mekanisme ini menunjukkan laboratorium mengelola manajemen risiko dan menjaga kerahasiaan data secara serius.
Checklist ringkas yang sebaiknya ada di SOP
Agar mudah diterapkan, lampirkan checklist internal sebelum pengiriman:
- Hasil pengujian/kalibrasi sudah final dan sesuai
- Identitas pelanggan dan item benar
- File yang dikirim versi terbaru
- Kanal pengiriman sesuai tingkat kerahasiaan
- Kontrol akses/keamanan diterapkan
- Penerima terverifikasi
- Distribusi dicatat dan dapat dilacak
SOP kerahasiaan untuk pengiriman data hasil pengujian atau kalibrasi bukan sekadar formalitas. SOP yang baik memastikan data keluar dengan aman, akurat, dan tertib; membantu laboratorium menjaga keamanan informasi, melindungi integritas data, serta memperkuat kepercayaan pelanggan.
Jika alur ini sudah rapi, proses audit pun biasanya lebih lancar karena bukti penerapan pengendalian dokumen dan prosedur pengamanan terlihat nyata dalam praktik harian.
Bila laboratorium Anda ingin SOP pengiriman data hasil pengujian dan kalibrasi benar-benar konsisten, aman, dan siap audit, mulai dari pengendalian dokumen, validasi data, sampai manajemen risiko kebocoran.
SPIN Sinergi siap membantu melalui pelatihan implementasi ISO/IEC 17025, pelatihan dokumentasi ISO 17025, internal audit ISO 17025, serta Jasa Konsultan ISO sesuai kebutuhan organisasi. Hubungi tim kami untuk mulai merapikan sistem Anda. Hubungi SPIN Sinergi untuk memilih program yang paling sesuai dengan kondisi laboratorium Anda.
