Training Laboratorium – Pernah merasa laboratorium sudah bekerja keras, alat sudah ditempeli label, SOP sudah dicetak rapi, tetapi saat asesmen justru temuan bermunculan? Biasanya masalahnya bukan karena tim tidak mampu, melainkan karena kompetensi laboratorium belum dibuktikan secara utuh.
Asesor tidak hanya menilai apakah pekerjaan selesai, tetapi apakah prosesnya terkendali dan hasilnya bisa dipercaya. Di sinilah ISO 17025 menuntut laboratorium menunjukkan konsistensi, ketertelusuran, dan bukti objektif melalui catatan dan praktik yang stabil.
Kompetensi laboratorium pada akhirnya akan terlihat dari dua hal: kemampuan menghasilkan pengukuran akurat secara konsisten, dan kemampuan membuktikan semua itu melalui sistem yang tertata.
Berikut 5 pilar kompetensi laboratorium yang paling sering menjadi temuan saat asesmen ISO 17025, lengkap dengan cara merapikannya agar tidak jadi sumber masalah berulang.
Mengapa 5 pilar ini sering jadi temuan saat asesmen ISO 17025
Asesmen ISO 17025 menguji apakah laboratorium benar-benar menjalankan standar internasional dalam keseharian, bukan hanya saat mendekati jadwal asesmen. Banyak laboratorium tampak baik di permukaan, namun rapuh di detail kecil seperti versi dokumen yang tidak terkendali, bukti pelatihan yang tidak lengkap, atau catatan teknis yang tidak cukup menjelaskan apa yang benar-benar dilakukan.
Temuan paling sering muncul karena ada jarak antara praktik operasional dan sistem manajemen mutu yang seharusnya menopang praktik itu. Ketika jarak ini tidak ditutup, hasil pengukuran bisa sulit dipertahankan, terutama saat ada komplain pelanggan atau saat hasil diuji banding.
Pilar 1: Kompetensi personel dan pelatihan staf yang terbukti
Mengapa pilar ini sering bermasalah
Banyak laboratorium mengandalkan pengalaman kerja sebagai bukti kompetensi. Padahal asesor akan mencari bukti bahwa personel memang kompeten untuk tugas tertentu, bukan sekadar sudah lama bekerja.
Masalah umum yang sering muncul adalah pelatihan staf dilakukan, tetapi tidak ada evaluasi pascapelatihan, tidak ada otorisasi kerja yang jelas, atau tidak ada catatan kompetensi yang bisa ditelusuri.
Cara memperkuatnya
Mulailah dari persyaratan kompetensi untuk setiap peran yang memengaruhi hasil. Setelah itu, pastikan ada catatan pelatihan yang rapi, termasuk materi, tujuan, dan hasil evaluasi kompetensi. Evaluasi bisa berupa uji praktik, observasi kerja, atau verifikasi hasil kerja melalui review teknis.
Otorisasi kerja juga harus jelas, misalnya siapa yang berhak melakukan pengujian tertentu, siapa yang boleh menyetujui laporan, dan siapa yang boleh menandatangani sertifikat.
Pilar 2: Metode yang tepat, validasi metode yang konsisten, dan penerapan yang disiplin
Gejala temuan yang sering terlihat
Metode sudah ada, tetapi penerapannya tidak konsisten. Ada yang memakai parameter berbeda, ada yang mengubah langkah tanpa justifikasi, atau ada yang menggunakan metode di luar ruang lingkup tanpa evaluasi. Temuan juga sering muncul saat laboratorium tidak bisa menunjukkan validasi metode atau bukti verifikasi metode untuk penggunaan rutin.
Baca juga: Bingung Pass/Fail? Panduan Penilaian Kesesuaian ISO 17025 & Decision Rule
Cara memperbaiki dengan pendekatan yang realistis
Pastikan setiap metode yang digunakan memiliki dokumen prosedur yang jelas, mudah diikuti, dan sesuai dengan kebutuhan laboratorium. Untuk metode yang tidak sepenuhnya standar atau mengalami penyesuaian,
lakukan validasi metode dengan pendekatan yang seimbang: cukup untuk membuktikan bahwa metode layak dan hasilnya sah. Lalu konsistenkan penerapan metode melalui briefing teknis, pelatihan internal, dan pengawasan penerapan di awal.
Yang sering dilupakan adalah perubahan kecil. Misalnya pergantian reagen, perubahan rentang kerja, penggantian alat, atau perubahan lingkungan dapat memengaruhi performa metode. Setiap perubahan seperti ini harus dihubungkan dengan evaluasi dampaknya.
Pilar 3: Peralatan yang terkendali, kalibrasi peralatan yang tepat, dan bukti kesiapan pakai
Kenapa label kalibrasi tidak cukup
Salah satu kesalahan klasik adalah menganggap kalibrasi peralatan selesai ketika sertifikat sudah diterima. Padahal yang dinilai adalah apakah peralatan benar-benar layak untuk pekerjaan dan mampu mendukung pengukuran akurat sesuai kebutuhan metode.
Temuan sering muncul ketika interval kalibrasi tidak ditetapkan berbasis risiko, riwayat pemakaian tidak jelas, atau tidak ada pemeriksaan antara yang memadai.
Cara menguatkan pilar peralatan
Rapi kan daftar peralatan lengkap dengan identitas, status, lokasi, interval kalibrasi, dan riwayat kerusakan. Pastikan ada aturan jelas kapan alat boleh dipakai, kapan harus dihentikan, dan bagaimana tindakan saat ditemukan penyimpangan.
Sertifikat kalibrasi harus ditinjau dan dikaitkan dengan kebutuhan lab, bukan disimpan begitu saja. Jika memungkinkan, lakukan pemeriksaan antara atau cek fungsional secara berkala agar drift dapat terdeteksi lebih cepat sebelum memengaruhi hasil.
Pilar 4: Pengendalian kualitas untuk menjaga keabsahan hasil setiap hari
Masalah yang paling sering memicu temuan
Pengendalian kualitas sering dianggap pekerjaan tambahan. Akibatnya dilakukan tidak rutin, atau dilakukan tetapi tidak dievaluasi. Temuan muncul ketika laboratorium tidak bisa menunjukkan bukti pemantauan tren, tidak punya aturan respon saat hasil QC melewati batas, atau tidak mampu menjelaskan bagaimana laboratorium memastikan hasil tetap sah dari waktu ke waktu.
Praktik yang perlu dibangun
Buat program pengendalian kualitas yang sesuai karakter pekerjaan. Bisa berupa penggunaan bahan acuan, kontrol internal, pengukuran ulang terencana, duplikasi, maupun pemeriksaan stabilitas alat. Kunci utamanya adalah konsisten, terdokumentasi, dan ditindaklanjuti.
Jika ada hasil di luar batas, harus ada tindakan jelas: investigasi, penilaian dampak, perbaikan, dan pencatatan keputusan. Dengan pola ini, pengendalian kualitas bukan sekadar formalitas, tetapi menjadi alat deteksi dini.
Pilar 5: Sistem manajemen mutu yang hidup lewat dokumen prosedur, audit internal, dan catatan teknis
Kenapa pilar ini sering jadi sumber temuan berulang
Sistem manajemen mutu sering dibuat rapi di awal, lalu tidak dirawat. Versi dokumen menumpuk, perubahan tidak tercatat, personel memakai prosedur lama, dan catatan teknis tidak lengkap. Temuan juga sering muncul saat audit internal dilakukan sekadar memenuhi jadwal, bukan untuk menemukan akar masalah dan mencegah pengulangan.
Cara menghidupkan sistem manajemen mutu
Mulailah dari pengendalian dokumen prosedur. Pastikan hanya versi yang berlaku yang digunakan di area kerja. Lalu perkuat audit internal agar benar-benar memeriksa kesesuaian dan efektivitas, bukan hanya checklist administratif. Audit internal yang baik akan menemukan potensi masalah sebelum asesor menemukannya.
Yang paling penting adalah catatan teknis. Catatan teknis adalah bukti nyata apa yang dilakukan, kapan dilakukan, siapa yang melakukan, alat apa yang digunakan, kondisi apa yang terjadi, serta bagaimana perhitungan dan keputusan dibuat. Jika catatan teknis lemah, kompetensi laboratorium sulit dibuktikan walaupun praktiknya sebenarnya sudah baik.
Checklist cepat agar 5 pilar kompetensi laboratorium tidak bocor
Hal minimum yang sebaiknya siap sebelum asesmen
Pastikan laboratorium punya bukti yang mudah ditunjukkan dan konsisten, seperti rekaman pelatihan staf beserta evaluasinya, dokumen prosedur versi terbaru yang terkendali, bukti validasi metode atau verifikasi yang relevan, catatan kalibrasi peralatan dan tinjauan sertifikatnya, program pengendalian kualitas beserta tindak lanjutnya, serta hasil audit internal berikut tindakan perbaikan yang nyata.
Penutup
Lolos asesmen bukan soal tampil sempurna saat hari H, tetapi soal membangun kebiasaan yang stabil. Jika lima pilar ini kuat, kompetensi laboratorium akan terlihat, pengukuran akurat lebih mudah dijaga, dan temuan berulang bisa diputus dari akarnya. Dengan sistem yang hidup, bukti yang rapi, dan praktik yang konsisten, laboratorium tidak hanya siap dinilai, tetapi juga siap dipercaya.
Jika tim Anda ingin lebih siap menghadapi asesmen dan menutup area rawan temuan pada kompetensi laboratorium, SPIN Sinergi menyediakan Training ISO 17025 untuk meningkatkan kompetensi personel laboratorium, dari mulai seperti apa Implementasinya, dokumentasi sampai internal Audit. Serta kami juga melayani Jasa Konsultan ISO agar sistem laboratorium siap menghadapi asesmen dengan percaya diri.
Hubungi SPIN Sinergi untuk memilih program yang paling sesuai dengan kondisi laboratorium Anda.
