Training Laboratorium – Ketika audit ISO/IEC 17025 berlangsung, ada satu pertanyaan yang hampir selalu muncul dari auditor: bagaimana personel memastikan pekerjaan dilakukan dengan cara yang sama dan hasilnya konsisten. Di titik inilah instruksi kerja menjadi sorotan. Banyak laboratorium merasa sudah cukup dengan prosedur, namun auditor tetap meminta bukti yang lebih operasional.
Bukan karena auditor mencari-cari kesalahan, melainkan karena pemeriksaan kepatuhan dalam audit menuntut bukti yang dapat ditelusuri, terukur, dan benar-benar dipakai di lapangan.
Instruksi kerja bukan sekadar dokumen tambahan. Ia berfungsi sebagai pedoman teknis yang menjembatani standar dengan praktik harian. Dalam konteks dokumen audit, instruksi kerja membantu auditor menilai apakah sistem berjalan sebagaimana mestinya, bukan hanya tertulis rapi di dokumen.
Kenapa auditor fokus pada instruksi kerja
Ada tiga alasan utama kenapa auditor selalu mencari instruksi kerja.
Pertama, auditor perlu memastikan konsistensi pelaksanaan. Prosedur sering kali menjelaskan alur umum, tetapi tidak selalu memuat langkah teknis detail. Tanpa instruksi kerja, dua analis bisa menjalankan metode yang sama dengan cara berbeda. Perbedaan kecil ini sering memunculkan variasi hasil, dan akhirnya menjadi isu dalam standar audit.
Kedua, instruksi kerja memudahkan auditor menilai kompetensi personel. Dalam audit, kompetensi tidak cukup dibuktikan dengan pengalaman atau klaim lisan. Auditor akan menilai apakah personel mengikuti panduan yang benar, dipahami, dan diterapkan.
Instruksi kerja yang jelas juga menjadi alat bantu pelatihan dan pemeliharaan kompetensi, terutama ketika ada rotasi personel atau penambahan staf.
Ketiga, instruksi kerja adalah pengendalian internal yang paling nyata. Banyak sistem manajemen terlihat baik di atas kertas, tetapi rapuh saat diuji di lapangan. Auditor biasanya menilai kesesuaian antara dokumen dan praktik. Jika praktik lapangan tidak sinkron, auditor akan menganggap pengendalian internal belum efektif.
Dasar klausul ISO 17025 yang membuat instruksi kerja “dicari”
Walaupun istilah instruksi kerja tidak selalu disebut secara eksplisit sebagai nama dokumen yang wajib, kebutuhan fungsinya jelas muncul dari beberapa klausul audit yang saling terkait. Auditor mengaitkan permintaan instruksi kerja dengan persyaratan dokumentasi, penerapan metode, dan kendali proses.
Klausul terkait metode dan penerapannya
Dalam persyaratan mengenai metode, laboratorium harus memastikan metode yang digunakan tepat, diterapkan secara konsisten, dan dipahami oleh personel.
Di sini instruksi kerja berperan sebagai panduan operasional yang menjelaskan bagaimana metode dijalankan pada alat, kondisi, dan lingkungan laboratorium yang nyata.
Auditor akan menilai apakah ada acuan tertulis yang cukup detail untuk mencegah interpretasi berbeda antar personel.
Jika hanya ada prosedur umum tanpa instruksi kerja, auditor sering kesulitan menilai keseragaman praktik. Akibatnya, prosedur audit biasanya mengarah pada pertanyaan lanjutan: bagaimana laboratorium memastikan langkah teknis kritikal dilakukan dengan urutan dan cara yang benar.
Baca juga: Contoh Prosedur Mutu yang Bisa Jalan Uji Coba SOP agar Selaras dengan Praktik Lapangan
Klausul terkait rekaman teknis dan ketertelusuran
Audit ISO/IEC 17025 sangat menekankan rekaman teknis. Rekaman bukan hanya bukti bahwa pekerjaan dilakukan, tetapi juga bukti bahwa pekerjaan dapat dievaluasi ulang. Instruksi kerja membantu memastikan rekaman teknis terisi lengkap dan seragam, karena langkah-langkah yang harus dicatat biasanya ditetapkan di dalam instruksi kerja.
Ketika auditor melakukan pemeriksaan kepatuhan, mereka akan membandingkan rekaman dengan apa yang seharusnya dilakukan. Jika rekaman tidak konsisten, kosong, atau tidak memuat informasi penting, auditor sering menyimpulkan bahwa instruksi kerja tidak ada, tidak jelas, atau tidak digunakan.
Klausul terkait pengendalian dokumen dan penerapan di lapangan
Dalam sistem manajemen, dokumen yang digunakan untuk menjalankan kegiatan harus dikendalikan. Instruksi kerja masuk dalam kategori dokumen operasional yang perlu pengendalian versi, status berlaku, dan distribusi. Auditor akan menanyakan dokumen audit yang menunjukkan bahwa versi terbaru digunakan, bukan versi lama yang masih beredar.
Di sinilah laboratorium sering mendapat temuan: instruksi kerja ada, tetapi personel memakai versi lama, atau dokumen tidak mudah diakses saat pekerjaan dilakukan. Padahal tujuan pengendalian internal adalah memastikan keseragaman dan mencegah penyimpangan.
Peran instruksi kerja dalam evaluasi risiko audit
Instruksi kerja juga relevan dalam evaluasi risiko. Risiko yang paling sering muncul di laboratorium adalah variasi cara kerja, human error berulang, dan ketidakkonsistenan data. Auditor melihat instruksi kerja sebagai salah satu kontrol untuk menurunkan risiko tersebut. Jika instruksi kerja tidak memadai, auditor bisa menilai bahwa kontrol proses belum cukup kuat.
Dalam standar audit, pendekatan berbasis risiko membuat auditor cenderung menelusuri aktivitas yang dampaknya besar terhadap validitas hasil. Aktivitas seperti pengujian kritikal, kalibrasi alat utama, penanganan sampel, dan pengolahan data biasanya menjadi titik fokus. Instruksi kerja untuk aktivitas tersebut hampir selalu diminta.
Cara menyiapkan instruksi kerja agar aman saat audit
Agar instruksi kerja benar-benar membantu saat audit, fokusnya bukan membuat dokumen tebal, melainkan membuat dokumen yang tepat guna.
Buat instruksi kerja yang operasional dan dapat diuji
Instruksi kerja sebaiknya berbentuk langkah kerja yang jelas, urut, dan mudah diikuti. Auditor akan melihat apakah instruksi itu bisa dijalankan oleh personel yang berwenang tanpa interpretasi berlebihan. Semakin teknis prosesnya, semakin penting instruksi kerja memuat detail yang relevan.
Pastikan sesuai dengan prosedur audit dan praktik lapangan
Instruksi kerja harus selaras dengan prosedur, metode, dan alat yang benar-benar digunakan. Jika praktik lapangan berbeda dari dokumen, auditor akan menilai ada ketidaksesuaian. Sinkronisasi ini merupakan inti dari pemeriksaan kepatuhan.
Kendalikan dokumen dan buktikan penggunaannya
Instruksi kerja harus masuk sistem pengendalian dokumen: ada nomor, revisi, tanggal berlaku, dan akses yang jelas. Selain itu, buktikan bahwa instruksi kerja dipakai melalui rekaman, checklist, atau catatan pelaksanaan. Inilah yang biasanya dicari auditor dalam dokumen audit.
Rekomendasi Pelatihan:
- Dokumentasi ISO/IEC 17025:2017
- Internal Audit ISO/IEC 17025:2017
- Teknik Investigasi dan Closing Temuan Asesmen Lab
- Document Control
- Teknik Menyusun Standard Operating Procedure (SOP)
Kenapa auditor selalu mencari instruksi kerja? Karena instruksi kerja adalah bukti nyata bahwa persyaratan ISO/IEC 17025 diterapkan di lapangan, bukan hanya tertulis. Auditor membutuhkannya untuk menilai klausul audit terkait penerapan metode, rekaman teknis, pengendalian internal, serta evaluasi risiko.
Jika instruksi kerja disusun operasional, dikendalikan dengan baik, dan benar-benar digunakan, proses audit biasanya menjadi jauh lebih lancar dan objektif.
Kalau instruksi kerja di lab kamu masih sering tidak dipakai konsisten, versi dokumen masih suka tertukar, dan saat audit tim bingung menunjukkan bukti penerapan, ikuti Pelatihan Dokumentasi ISO/IEC 17025 dan Pengendalian Dokumen dari SPIN Sinergi agar tim kamu paham cara menyusun instruksi kerja yang operasional, menguatkan rekaman teknis, dan menyiapkan dokumen audit yang rapi.
Hubungi kami untuk info jadwal dan kelas yang paling sesuai kebutuhan lab kamu.
